Cách giữ số 0 trong Excel: số điện thoại, CCCD, mã nhân viên

Excel xoá số 0 đầu vì nó coi 0912345678 là một con số và tự đổi thành 912345678. Muốn giữ, hãy chuyển ô sang định dạng Text trước khi nhập, hoặc gõ dấu nháy đơn ' trước số. Nếu chỉ cần hiển thị đủ số chữ số, dùng định dạng Custom như 0000000000.

Vì sao Excel xoá số 0 ở đầu

Theo trang hỗ trợ của Microsoft, Excel tự động bỏ số 0 đầu và đổi số rất dài sang dạng khoa học (ví dụ 1.23E+15) để công thức và phép tính chạy được trên chúng (Keeping leading zeros and large numbers). Với Excel, số điện thoại, số CCCD hay mã nhân viên 00123 chỉ là "số" như mọi số khác. Trong khi với bạn, đó là mã định danh, không phải để cộng trừ.

Chuyện này phổ biến đến mức người dùng vẫn lên các diễn đàn than phiền, chẳng hạn chủ đề I hate how Excel removes leading zeroes trên r/excel (đây là tín hiệu từ cộng đồng, không phải nguồn chính thức).

Hai điều cần nhớ trước khi chọn cách:

• Định dạng Text hay định dạng Custom đều chỉ áp dụng cho số nhập sau đó. Microsoft nói rõ cách này không khôi phục số 0 đã bị xoá trước khi định dạng.
• Dữ liệu có ý nghĩa tính toán (số tiền, số lượng) thì đừng chuyển sang Text.

Các cách giữ số 0 đầu

Ảnh minh hoạ tạo bằng AI

Ví dụ dưới đây dùng dữ liệu giả.

Cách 1: Định dạng ô là Text trước khi nhập

1. Chọn cột hoặc vùng cần nhập (ví dụ cột số điện thoại).
2. Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells (Định dạng ô).
3. Ở tab Number (Số), chọn Text (Văn bản), rồi OK.
4. Nhập 0912345678, số 0 sẽ được giữ.

Cách 2: Gõ dấu nháy đơn trước số

Gõ '0912345678 (dấu ' ở đầu). Theo Microsoft, dấu nháy làm Excel hiểu giá trị là văn bản. Cách này nhanh khi chỉ có vài ô, còn nhập cả cột thì nên dùng cách 1.

Cách 3: Định dạng Custom (chỉ hiển thị)

1. Chọn ô, nhấn Ctrl + 1.
2. Ở tab Number, chọn Custom (Tùy chỉnh).
3. Trong ô Type (Loại), nhập số chữ số 0 bằng số chữ số cần hiển thị, ví dụ 0000000000 cho 10 chữ số hoặc 00000 cho mã 5 chữ số.

Ô vẫn là số, chỉ được hiển thị kèm số 0 ở đầu. Nhờ vậy vẫn tính toán được. Microsoft cũng lưu ý cách này dùng cho mã dưới 16 chữ số. Ngoài ra còn có sẵn nhóm Special (Đặc biệt) cho vài kiểu mã như mã bưu chính, số điện thoại (theo chuẩn Mỹ, không hợp với số Việt Nam).

Cách 4: Hàm TEXT

Khi đã có cột số bị mất số 0, thêm một cột phụ với công thức:

=TEXT(A2,"0000000000")

Kết quả là văn bản có đủ số 0. Công thức này cũng dùng để chuẩn hoá mã nhân viên: =TEXT(A2,"00000") biến 123 thành 00123. Sau đó có thể copy cột phụ rồi dán dạng giá trị (Paste Values) nếu muốn bỏ công thức.

Cách 5: Khi mở file CSV, đặt kiểu Text bằng Power Query

Mở CSV bằng cách nhấp đúp thường khiến Excel tự chuyển số. Thay vào đó, theo hướng dẫn của Microsoft:

1. Vào Data (Dữ liệu) › From Text/CSV (Từ văn bản/CSV) và chọn file.
2. Ở bảng xem trước, chọn Edit (Chỉnh sửa) để mở Power Query.
3. Chọn tiêu đề cột cần giữ số 0, vào Home › Transform › Data Type › Text.
4. Nếu hộp thoại Change Column Type hiện ra, chọn Replace Current.
5. Chọn Close & Load để đưa dữ liệu vào bảng tính.

Khi dữ liệu nguồn cập nhật, vào Data › Refresh.

Cách 6: Tắt tự chuyển đổi dữ liệu trong Excel mới

Bản Excel mới có tuỳ chọn tắt hẳn việc xoá số 0. Theo trang Set automatic data conversions (đọc ngày 16/10/2026), tuỳ chọn áp dụng cho Excel for Microsoft 365, Excel for Microsoft 365 for Mac, Excel 2024 và Excel 2024 for Mac:

• Windows: File › Options › tab Data › mục Automatic Data Conversion (Excel tiếng Việt: Tệp › Tùy chọn...).
• Mac: Excel › Preferences › tab Edit › mục Automatic Data Conversion.

Bỏ chọn tuỳ chọn Remove leading zeros and convert to number thì 00123 được giữ nguyên dạng văn bản. Lưu ý:

• Chỉ ảnh hưởng dữ liệu bạn nhập sau khi đổi.
• Giá trị lưu dạng văn bản có thể không dùng được trong phép toán. Microsoft gợi ý dùng định dạng Custom nếu cần vừa giữ số 0 vừa coi là số.
• Tuỳ chọn không tác động trực tiếp lên dữ liệu nhập bằng Power Query.
• Cùng mục này còn tuỳ chọn Keep the first 15 digits of long numbers and display in scientific notation if required, tắt đi thì số 20 chữ số giữ nguyên dạng văn bản, hữu ích cho số thẻ.

Bản Excel cũ hơn không có mục này, nên hãy dùng cách 1 đến 5.

So sánh nhanh các cách

Số quá dài: giới hạn 15 chữ số

Ảnh minh hoạ tạo bằng AI

Excel chỉ lưu chính xác tối đa 15 chữ số có nghĩa. Microsoft viết rằng chữ số từ thứ 16 trở đi bị làm tròn thành 0, và với mã từ 16 chữ số trở lên bạn phải dùng định dạng Text. Vì vậy:

• Số CCCD 12 chữ số nằm trong giới hạn, nên không bị cắt. Nhưng vẫn mất số 0 đầu nếu để dạng số, nên đặt Text cho chắc.
• Số thẻ 16 chữ số trở lên phải nhập dạng Text trước. Định dạng Custom không đủ vì nó chỉ dùng cho mã dưới 16 chữ số.

Gợi ý đọc thêm: nắm vững thao tác nền tảng ở Excel cơ bản cho văn phòng, làm quen màn hình làm việc của Excel để tìm hộp Format Cells nhanh, và xem lộ trình học Excel cho dân văn phòng nếu muốn học bài bản.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao số điện thoại mất số 0 đầu?

Vì ô đang ở định dạng số. Excel hiểu 0912345678 là số 912345678 và bỏ số 0 vô nghĩa ở đầu. Hãy đặt ô sang Text trước khi nhập, hoặc gõ ' trước số.

Dấu nháy đơn có bị in ra không?

Dấu ' chỉ là ký hiệu báo cho Excel nhập giá trị dạng văn bản; theo mô tả của Microsoft nó dùng để Excel xem giá trị là text. Bạn nên kiểm tra trên máy mình: dấu nháy thường chỉ thấy ở thanh công thức chứ không hiện trong ô. Nếu cần chắc chắn khi in hoặc xuất file, dùng định dạng Text cho cả cột.

CCCD 12 số có bị đổi thành dạng E+ không?

Giới hạn của Excel là 15 chữ số có nghĩa, nên 12 chữ số vẫn lưu đúng. Tuy vậy số 0 đầu của CCCD vẫn bị xoá nếu ô là dạng số, nên hãy đặt cột là Text trước khi nhập hoặc dán dữ liệu.

Giữ số 0 rồi, VLOOKUP có tìm được không?

Nếu một bảng lưu mã dạng văn bản (00123) còn bảng kia dạng số (123), hai giá trị là hai kiểu khác nhau nên VLOOKUP dễ không khớp. Hãy đưa cả hai cột về cùng kiểu, ví dụ dùng =TEXT(A2,"00000") để cả hai cùng là văn bản có đủ số 0.

Cách nào nên chọn nếu chỉ cần nhìn đẹp?

Dùng định dạng Custom như 0000000000. Ô vẫn là số, chỉ hiển thị thêm số 0, nên vẫn sắp xếp và tính toán được. Nếu cần giá trị thật có số 0 (ví dụ để xuất sang hệ thống khác), chọn Text hoặc hàm TEXT.