Thanh ribbon trong Excel: cấu tạo, các tab, cách ẩn hiện và tùy chỉnh

Thanh ribbon trong Excel là dải tab và nút lệnh nằm ở đầu cửa sổ Excel. Đây là nơi chứa gần như mọi lệnh bạn cần dùng. Bạn có thể thu gọn hoặc hiện lại ribbon nhanh bằng Ctrl+F1, và có thể sắp xếp lại ribbon trong cửa sổ Tùy chỉnh dải băng (Customize the Ribbon).

Thanh ribbon trong Excel là gì

Ribbon (giao diện tiếng Việt của Microsoft gọi là "dải băng") là hàng tab và biểu tượng ở phía trên bảng tính. Bạn dùng nó để tìm và chạy lệnh cho từng việc: định dạng ô, chèn biểu đồ, lọc dữ liệu, bảo vệ trang tính. Nhiều bài hướng dẫn tiếng Việt gọi đây là "thanh công cụ".

Theo blog Ablebits, ribbon xuất hiện lần đầu ở Excel 2007, thay cho các thanh công cụ và menu thả xuống của những phiên bản trước. Từ Excel 2010, người dùng có thể tự cá nhân hoá ribbon. Vì vậy, các bản Excel đang được dùng phổ biến ở doanh nghiệp hiện nay đều có ribbon. Cách bố trí giữa các bản có thể khác nhau đôi chút.

Cần lưu ý một điểm: ribbon không phải lúc nào cũng hiện đủ nút. Theo GoSkills, số nút bạn thấy phụ thuộc vào kích thước màn hình và độ rộng cửa sổ Excel. Cửa sổ càng hẹp thì càng ít nút hiện ra. Nếu đồng nghiệp chỉ cho bạn một nút mà bạn không thấy, hãy thử phóng to cửa sổ Excel trước.

Bốn thành phần của ribbon

Có thể chia ribbon thành bốn phần, từ lớn đến nhỏ:

• Tab (thẻ): tên nằm trên cùng như Home, Insert, Data. Mỗi tab gom các lệnh cho một mảng công việc.
• Nhóm (group): trong mỗi tab, các lệnh liên quan được xếp chung một nhóm. Ví dụ, tab Home có nhóm Clipboard gồm cắt, sao chép, dán, và nhóm Font gồm kiểu chữ, màu, cỡ chữ.
• Nút mở hộp thoại (dialog launcher): mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của một số nhóm. Nút này mở thêm các lệnh liên quan mà ribbon không đủ chỗ để hiện.
• Nút lệnh (command button): nút bạn bấm để thực hiện một thao tác cụ thể.

Khi đã nắm được bốn phần này, bạn sẽ dễ đọc các hướng dẫn kiểu "vào tab Data, nhóm Sort & Filter, bấm Filter".

Các tab trên ribbon và việc mỗi tab làm

Bảng dưới đây tổng hợp các tab tiêu chuẩn theo thứ tự từ trái sang phải. Thông tin lấy từ Ablebits và GoSkills. Tên tab ghi bằng tiếng Anh, vì tên trong giao diện tiếng Việt có thể khác nhau tuỳ phiên bản.

Khi mở Excel, tab Home là tab được chọn sẵn.

Tab theo ngữ cảnh

Ngoài các tab cố định ở trên, ribbon còn có tab theo ngữ cảnh. Các tab này chỉ hiện khi bạn chọn một đối tượng như bảng, biểu đồ, hình khối hay hình ảnh. Ví dụ, khi chọn một biểu đồ, Excel hiện thêm các tab Design và Format thuộc nhóm Chart Tools. Nếu không thấy lệnh định dạng biểu đồ ở đâu, hãy bấm vào biểu đồ trước, rồi tìm trên các tab mới xuất hiện.

Ẩn, thu gọn và hiện lại ribbon

Khi làm với bảng dữ liệu dài, nhất là trên laptop màn hình nhỏ, thu gọn ribbon giúp có thêm chỗ cho các dòng dữ liệu. Microsoft hướng dẫn mấy cách sau, áp dụng cho cả chiều thu gọn lẫn chiều mở rộng:

1. Nhấn Ctrl+F1. Nhấn lần nữa để đảo lại.
2. Hoặc bấm đúp vào một tab bất kỳ trên ribbon.
3. Hoặc bấm chuột phải vào một tab, rồi chọn hoặc bỏ chọn Thu gọn dải băng (Collapse the Ribbon).

Khi ribbon đã thu gọn, chỉ còn hàng tên tab. Bấm vào một tab, phần lệnh của tab đó sẽ hiện tạm thời để bạn dùng.

Ribbon còn có nút Tùy chọn hiển thị dải băng (Ribbon Display Options) với ba lựa chọn thường gặp:

• Auto-hide Ribbon: ẩn cả tab lẫn lệnh. Bấm vào phía trên cùng cửa sổ để hiện lại tạm thời.
• Show Tabs: chỉ hiện hàng tab.
• Show Tabs and Commands: hiện cả tab và lệnh. Đây là chế độ mặc định.

Vị trí nút này khác nhau giữa các phiên bản. Trang hỗ trợ của Microsoft mô tả nút nằm ở phía dưới bên phải ribbon. Một số hướng dẫn cho bản cũ hơn lại mô tả một nút ở góc trên của cửa sổ Excel.

Khi ribbon biến mất hoàn toàn

Có hai tình huống hay gặp:

1. Chỉ còn tên tab, mất hết nút lệnh: ribbon đang bị thu gọn. Nhấn Ctrl+F1 hoặc bấm đúp vào một tab là xong.
2. Không thấy cả tab: theo Microsoft, có thể Excel đang ở chế độ toàn màn hình hoặc tự động ẩn. Chọn nút ở góc trên bên phải màn hình để hiện ribbon tạm thời. Sau đó, mở menu Tùy chọn hiển thị dải băng và chọn chế độ hiện cả tab và lệnh. Nếu chỉ hiện tạm, ribbon sẽ lại ẩn khi bạn quay về bảng tính.

Theo một bài trên blog Gitiho, ở Excel 2016 tổ hợp Ctrl+Shift+F1 ẩn cùng lúc ribbon và thanh trạng thái, và dùng lại tổ hợp này để hiện chúng ra. Nếu cả ribbon lẫn thanh dưới cùng đều biến mất, hãy thử tổ hợp này.

Trên máy Mac, bài hỏi đáp của Thegioididong.com hướng dẫn bấm vào tab Home để ẩn ribbon, bấm lần nữa để hiện lại.

Tùy chỉnh ribbon theo cách làm việc của bạn

Nếu ngày nào bạn cũng dùng một số lệnh nằm rải rác ở nhiều tab, có thể gom chúng về một chỗ. Microsoft cho phép sắp xếp lại tab, đổi tên, ẩn tab ít dùng, tạo tab và nhóm riêng, và xuất hoặc nhập bộ tuỳ chỉnh.

Mở cửa sổ Tùy chỉnh dải băng

1. Mở Excel.
2. Bấm chuột phải vào một chỗ trống trên ribbon.
3. Chọn Tùy chỉnh dải băng (Customize the Ribbon).

Cửa sổ này nằm trong phần Excel Options. Bên trái là danh sách lệnh (Chọn lệnh từ). Bên phải là danh sách tab và nhóm đang có trên ribbon.

Bật tab Developer

Tab Developer cần cho việc ghi và chạy macro, chèn điều khiển biểu mẫu như hộp kiểm, hoặc làm việc với XML. Tab này mặc định bị ẩn. Cách bật:

1. Bấm chuột phải lên ribbon, chọn Customize the Ribbon.
2. Ở danh sách bên phải, chọn mục Main Tabs.
3. Đánh dấu vào ô Developer.
4. Bấm OK. Tab Developer sẽ xuất hiện trên ribbon, cạnh tab View.

Cũng theo cách này, bạn có thể bật các tab có sẵn khác đang bị ẩn, ví dụ tab Draw.

Tạo tab và nhóm riêng

Microsoft quy định chỉ được thêm lệnh vào nhóm tuỳ chỉnh, không thêm được vào nhóm có sẵn. Các bước:

1. Trong cửa sổ Tùy chỉnh dải băng, chọn Tab Mới (New Tab). Excel tạo một tab tuỳ chỉnh kèm một nhóm tuỳ chỉnh.
2. Chọn tab mới, bấm Đổi tên (Rename) và nhập tên dễ nhận, ví dụ "Kế toán".
3. Bấm chuột phải vào nhóm mới, chọn Đổi tên để đặt tên nhóm. Nếu muốn, chọn thêm một biểu tượng đại diện cho nhóm.
4. Ở danh sách Chọn lệnh từ, chọn nguồn lệnh, ví dụ Lệnh Phổ biến hoặc Tất cả Lệnh.
5. Chọn lệnh cần dùng, bấm Thêm (Add).
6. Dùng mũi tên Di chuyển Lên hoặc Di chuyển Xuống để sắp lại thứ tự tab, nhóm hay lệnh.
7. Bấm OK để lưu.

Một số quy tắc cần nhớ, theo trang hỗ trợ của Microsoft:

• Tab và nhóm tự tạo có chữ "(Tùy chỉnh)" phía sau tên trong danh sách, nhưng chữ này không hiện trên ribbon.
• Có thể ẩn cả tab có sẵn lẫn tab tự tạo bằng cách bỏ dấu ở ô kiểm, nhưng chỉ xoá được tab tự tạo.
• Không di chuyển được và không ẩn được tab File.
• Lệnh có sẵn hiện bằng chữ xám. Bạn không đổi tên, không đổi biểu tượng, không đổi thứ tự được các lệnh này.
• Muốn bỏ bớt lệnh trong một nhóm có sẵn, hãy tạo nhóm tuỳ chỉnh chỉ chứa các lệnh cần dùng, rồi gỡ nhóm có sẵn đi.

Khôi phục ribbon về mặc định

Nếu đã chỉnh nhiều và muốn quay lại ban đầu, GoSkills hướng dẫn: trong Excel Options, mở phần tuỳ chỉnh ribbon, ở mục Customizations chọn Reset All Customizations, bấm Yes, rồi bấm OK.

Những gì không tuỳ chỉnh được

Theo Microsoft:

• Không thu nhỏ được kích cỡ ribbon, cỡ chữ hay biểu tượng trên ribbon. Cách duy nhất là đổi độ phân giải màn hình, nhưng việc này làm thay đổi kích cỡ mọi thứ.
• Không đổi được màu ribbon hay màu biểu tượng. Bạn chỉ đổi được chủ đề màu chung của Office.
• Tuỳ chỉnh chỉ áp dụng cho ứng dụng đang mở. Chỉnh ribbon trong Excel thì Word hay PowerPoint không thay đổi theo.

Quick Access Toolbar khác ribbon thế nào

Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) là một thanh nhỏ riêng, chứa vài lệnh dùng thường xuyên. Theo Ablebits, bạn có thể đặt thanh này ở trên hoặc dưới ribbon. Theo Gitiho, mặc định thanh này có các lệnh AutoSave, Save, Undo và Redo.

Cách thêm một lệnh đang có trên ribbon vào thanh này:

1. Mở tab có chứa lệnh.
2. Bấm chuột phải vào lệnh, chọn Add to Quick Access Toolbar.
3. Muốn bỏ lệnh khỏi thanh, bấm chuột phải vào lệnh đó trên thanh, chọn Remove from Quick Access Toolbar.

Với lệnh không có trên ribbon, bấm mũi tên xổ xuống ở cuối Quick Access Toolbar, chọn More Commands. Ở mục Choose commands from, chọn Commands Not in the Ribbon, chọn lệnh, bấm Add, rồi bấm OK.

Có thể chia việc thế này: Quick Access Toolbar dành cho vài lệnh dùng hàng giờ, còn tab tuỳ chỉnh trên ribbon dành cho một bộ lệnh theo từng mảng công việc.

Gợi ý khi dùng trong doanh nghiệp nhỏ

• Thống nhất giao diện cho nhóm kế toán: Microsoft cho phép xuất bộ tuỳ chỉnh ribbon để chia sẻ cho người khác hoặc dùng trên máy khác. Người phụ trách IT có thể làm một bộ chuẩn, rồi gửi cho các máy trong phòng nhập vào.
• Không chỉnh quá nhiều: ẩn tab có sẵn có thể khiến người khác dùng chung máy, hoặc khi làm theo hướng dẫn trên mạng, không tìm thấy lệnh. Thêm tab riêng thường an toàn hơn ẩn tab mặc định.
• Ghi lại cách hiện ribbon: lỗi "mất thanh công cụ" thường chỉ là ribbon bị thu gọn. Dán một dòng "Nhấn Ctrl+F1" trong tài liệu nội bộ có thể bớt được nhiều cuộc gọi hỏi IT.

Nếu công ty đang cân nhắc gói Office có Excel cài trên máy tính, bạn có thể xem thông tin gói tại trang Microsoft 365 Business. Bảng giá xem trên trang sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp

Thanh ribbon trong Excel nằm ở đâu?

Ribbon là dải tab và nút lệnh ở phía trên cùng cửa sổ Excel, ngay dưới thanh tiêu đề. Dải này gồm các tab như File, Home, Insert, Data, View. Mỗi tab chia thành các nhóm lệnh.

Vì sao ribbon chỉ còn tên tab mà không thấy nút lệnh?

Ribbon đang ở chế độ thu gọn. Nhấn Ctrl+F1 hoặc bấm đúp vào một tab bất kỳ để mở rộng lại. Nếu không thấy cả tab, hãy mở menu Tùy chọn hiển thị dải băng và chọn chế độ hiện cả tab và lệnh.

Tuỳ chỉnh ribbon trong Excel có áp dụng sang Word không?

Không. Microsoft cho biết tuỳ chỉnh chỉ có tác dụng trong ứng dụng bạn đang chỉnh. Muốn Word có ribbon tương tự, bạn phải chỉnh riêng trong Word. Bạn có thể xuất tuỳ chỉnh để dùng lại trên máy khác.

Có làm ribbon nhỏ lại hay đổi màu được không?

Không thể giảm kích cỡ ribbon, chữ hay biểu tượng, trừ khi đổi độ phân giải màn hình. Bạn cũng không đổi được màu ribbon, chỉ đổi được chủ đề màu chung của Office.

Làm sao đưa ribbon về như lúc mới cài?

Vào phần tuỳ chỉnh ribbon trong Excel Options, chọn Reset All Customizations ở mục Customizations, xác nhận Yes rồi bấm OK. Thao tác này xoá các tab và nhóm bạn đã tự tạo.