Cài đặt KiotViet: từ đăng ký tài khoản đến máy in, máy quét mã vạch

Cài đặt KiotViet gồm ba việc tách biệt: đăng ký tài khoản và thiết lập cửa hàng trên trình duyệt, cài thêm ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại nếu cần dùng offline hoặc in tại quầy, và kết nối thiết bị bán hàng như máy in, máy quét mã vạch. Bài này đi theo đúng thứ tự đó.

KiotViet chạy trên nền web — không phải lúc nào cũng cần "cài"

Khác với phần mềm kế toán hay bán hàng kiểu cũ, KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng chạy trên trình duyệt. Chủ cửa hàng có thể đăng nhập và thao tác toàn bộ nghiệp vụ (bán hàng, quản lý kho, khách hàng, báo cáo) ngay trên Chrome hoặc Edge mà không cần tải file cài đặt nào. Việc "cài đặt" thực sự cần thiết khi:

• Cửa hàng muốn có ứng dụng riêng chạy trên máy tính Windows/Mac để dùng offline qua mạng LAN nội bộ khi mất Internet, hoặc cần các màn hình chuyên biệt như Bếp, Lễ tân (thường gặp ở quán ăn, nhà hàng).
• Nhân viên bán hàng dùng điện thoại thay vì máy tính, cần tải app KiotViet trên điện thoại.
• Cửa hàng có máy in hoá đơn, máy in tem mã hoặc máy quét mã vạch cần kết nối với phần mềm.

Nếu chỉ bán hàng cơ bản qua máy tính có sẵn trình duyệt, bạn có thể bỏ qua phần cài ứng dụng desktop và đi thẳng tới phần thiết lập cửa hàng.

Bước 1: Đăng ký tài khoản và tạo cửa hàng

1. Vào trang chủ KiotViet, chọn mục dùng thử hoặc đăng ký (thường hiển thị dạng nút "Dùng thử miễn phí").
2. Điền thông tin cá nhân: họ tên, số điện thoại, khu vực, mã xác nhận gửi qua SMS.
3. Chọn ngành hàng đang kinh doanh (bán lẻ, quán ăn/cà phê, spa/salon, khách sạn...) — KiotViet dùng thông tin này để hiển thị giao diện và tính năng phù hợp ngành.
4. Đặt tên cửa hàng và mật khẩu đăng nhập.
5. Xác nhận tạo cửa hàng, sau đó hệ thống chuyển vào màn hình quản lý để bắt đầu thiết lập.

Trên điện thoại, quy trình tương tự: tải app KiotViet từ App Store hoặc Google Play, chọn tạo tài khoản mới rồi điền cùng những thông tin trên.

Bước 2: Thiết lập cửa hàng ban đầu

Sau khi có tài khoản, vào menu Thiết lập trên màn hình Quản lý để cấu hình trước khi bán hàng thật. Đây là bước quyết định phần mềm có hoạt động đúng ý hay không, gồm các nhóm chính:

• Thông tin cửa hàng: tên, địa chỉ, logo hiển thị trên hoá đơn in ra.
• Chi nhánh và kho hàng: nếu có nhiều điểm bán, khai báo từng chi nhánh và kho tương ứng.
• Danh mục sản phẩm: đơn vị tính, nhóm hàng, mã vạch, thuộc tính (size, màu...).
• Nhân viên và phân quyền: tạo tài khoản đăng nhập riêng cho từng nhân viên thu ngân.
• Mẫu in hoá đơn: chọn khổ giấy và nội dung hiển thị khi in.
• Kết nối tiện ích: đơn vị vận chuyển, cổng thanh toán, SMS/Zalo nếu cửa hàng có nhu cầu dùng.

Nên hoàn thành nhóm thông tin cửa hàng và mẫu in trước, vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoá đơn khách nhận khi thanh toán.

Cài đặt KiotViet trên máy tính

Dùng ngay qua trình duyệt

Đăng nhập vào địa chỉ quản lý của KiotViet bằng tài khoản đã tạo, không cần cài thêm gì. Cách này phù hợp với cửa hàng bán lẻ thông thường, chỉ cần một máy tính hoặc máy POS có kết nối Internet ổn định.

Cài thêm ứng dụng KiotViet Thu ngân

Nếu cần chạy được khi mất mạng, in báo bếp, hoặc dùng các màn hình Thu ngân/Bếp/Lễ tân riêng biệt, cài thêm ứng dụng desktop theo các bước:

1. Đăng nhập màn hình Quản lý trên trình duyệt, vào mục Hỗ trợ, chọn Tải KiotViet Thu ngân.
2. Chạy file cài đặt vừa tải (dạng KiotViet_Thungan.exe trên Windows).
3. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất cài đặt; phần mềm tự khởi động sau khi cài xong.
4. Đăng nhập bằng tên gian hàng, tên đăng nhập và mật khẩu đã tạo ở bước đăng ký.

Các máy tính, máy POS trong cùng cửa hàng cần nối chung một mạng LAN (qua router, có dây hoặc không dây) để đồng bộ dữ liệu bán hàng và in báo bếp real-time.

Sản phẩm này cùng nhóm phần mềm quản lý bán hàng với các nền tảng khác đang có thông tin trên site, ví dụ KiotViet dành cho hộ kinh doanh và chuỗi cửa hàng nhỏ tính phí theo chi nhánh — nên so sánh nhu cầu thực tế của cửa hàng trước khi quyết định cài thêm ứng dụng desktop hay chỉ dùng qua trình duyệt.

Cài đặt máy in hoá đơn trên điện thoại

Trước khi bắt đầu, máy in cần được cấu hình địa chỉ IP cố định cùng dải mạng với điện thoại (thực hiện trên router hoặc theo hướng dẫn đi kèm máy in). Sau đó, trong app KiotViet Quản lý trên điện thoại:

1. Mở menu Nhiều hơn.
2. Chọn Ứng dụng & thiết bị.
3. Chọn Cài đặt máy in hoá đơn.
4. Bật tuỳ chọn Thiết lập máy in.
5. Nhấn Thêm mới, sau đó nhấn dấu +.
6. Chọn đúng dòng máy in đang dùng (ví dụ máy KV804 chọn dòng BP-T3 — tên dòng máy có thể khác tuỳ model bạn mua).
7. Nhấn Quét IP để app tự dò địa chỉ IP của máy in trong mạng.
8. Chọn đúng địa chỉ IP hiển thị và lưu lại.

Giao diện cài máy in có thể hơi khác nhau giữa các phiên bản app theo ngành (bán lẻ, F&B, salon...), nhưng đường đi chung vẫn là vào mục thiết bị/máy in trong menu chính rồi thêm máy in mới theo IP hoặc kết nối Bluetooth.

Máy in không nhận, in lỗi — kiểm tra theo thứ tự này

Theo hướng dẫn khắc phục sự cố của KiotViet, phần lớn lỗi máy in đến từ:

1. Dây cáp USB hoặc mạng bị lỏng, cắm chưa chặt — kiểm tra lại kết nối vật lý trước tiên.
2. Điện thoại/máy POS và máy in không cùng dải mạng khi dùng LAN — xác nhận lại địa chỉ IP.
3. Bluetooth chưa ghép nối hoặc chưa bật ở cả hai thiết bị nếu dùng kết nối Bluetooth.
4. Giấy in lắp sai chiều, hoặc đầu in bẩn khiến chữ in mờ — vệ sinh đầu in bằng bông tẩm cồn.
5. Cổng kết nối (port) bị đổi sau khi cắm lại dây — vào lại mục cài đặt máy in để chọn lại đúng cổng.

Nếu đã kiểm tra hết các điểm trên mà vẫn không in được, nên liên hệ kênh hỗ trợ kỹ thuật của KiotViet thay vì tự tháo lắp phần cứng.

Cài đặt máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch KiotViet (cả dòng quét một tia và đa tia) dùng kết nối USB kiểu cắm-là-chạy (USB-HID), không cần cài driver riêng:

1. Lắp chân đế máy quét bằng ốc vít đi kèm (nếu máy có chân đế rời).
2. Cắm đầu cáp còn lại (đầu RJ-45) vào phía dưới đầu đọc mã vạch, đặt đầu đọc lên giá đỡ.
3. Cắm đầu USB vào cổng USB của máy tính hoặc máy POS.
4. Máy phát tiếng "bíp" và đèn quét sáng là đã sẵn sàng — không cần thao tác thêm trong phần mềm.
5. Test bằng cách bấm vào ô tìm kiếm sản phẩm trên màn hình bán hàng rồi quét thử một mã vạch bất kỳ.

Trên điện thoại không có cổng cắm máy quét rời, KiotViet dùng camera tích hợp của điện thoại để quét mã vạch ngay trong app, không cần thiết bị phụ.

Câu hỏi thường gặp

Cài đặt KiotViet trên máy tính có bắt buộc không?

Không. Với cửa hàng bán lẻ thông thường, bạn có thể đăng nhập và bán hàng ngay trên trình duyệt mà không cần tải ứng dụng nào. Chỉ nên cài thêm ứng dụng desktop khi cần chạy offline qua mạng LAN hoặc dùng các màn hình chuyên biệt như Bếp, Lễ tân.

Máy tính cần cấu hình gì để cài KiotViet Thu ngân?

Theo tài liệu của KiotViet, cấu hình tối thiểu là Windows 7 SP1 trở lên (hoặc macOS 10.10 trở lên), RAM 1GB, còn trống khoảng 4GB ổ cứng; cấu hình khuyến nghị là Core i3 trở lên và RAM 2GB trở lên để chạy mượt hơn khi có nhiều giao dịch cùng lúc.

Cài đặt máy in kiotviet trên điện thoại cần chuẩn bị gì trước?

Máy in cần được cấu hình địa chỉ IP cố định, nằm cùng dải mạng với điện thoại đang chạy app KiotViet. Thiếu bước này, app sẽ không dò được máy in khi quét IP trong mục cài đặt thiết bị.

Máy quét mã vạch KiotViet có cần cài driver không?

Không, các dòng máy quét mã vạch phổ biến của KiotViet dùng kết nối USB-HID, cắm vào là nhận diện ngay mà không cần cài thêm driver.

Không có máy quét mã vạch rời thì làm sao nhập mã vạch trên điện thoại?

App KiotViet trên điện thoại có tính năng quét bằng camera tích hợp, dùng thay cho máy quét rời trong các thao tác nhập hàng hoặc bán hàng hằng ngày.