Khoá học tin học văn phòng cấp tốc tại Hà Nội: tiêu chí chọn cho doanh nghiệp nhỏ

Khoá học tin học văn phòng cấp tốc phù hợp khi nhân viên cần dùng được Word, Excel, PowerPoint trong vài tuần. Muốn chọn đúng, hãy đối chiếu bốn điểm: nội dung có khớp phần mềm công ty dùng, lịch học, loại chứng nhận và chính sách học thử hay bảo lưu. Bài dưới đây đi qua từng tiêu chí.

Khoá học tin học văn phòng cấp tốc là gì, khi nào doanh nghiệp nên dùng

"Cấp tốc" ở các trung tâm tại Hà Nội thường nghĩa là học dày hơn và rút gọn thời gian, không phải bỏ bớt nội dung. Ví dụ, trang của một trung tâm ở Hà Nội công bố mỗi môn (Word, Excel hoặc PowerPoint) học trong khoảng 10 buổi, mỗi buổi khoảng 2 giờ; học viên có thể học 3 buổi/tuần, hoặc 6 buổi/tuần (thứ Hai đến thứ Bảy) nếu cần gấp. Một trung tâm khác giới thiệu lớp cấp tốc và lớp cho người mới bắt đầu, mở theo tuần.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, khoá cấp tốc hợp trong các tình huống sau:

• Nhân viên mới vào, cần làm được hợp đồng, công văn, báo giá ngay trong tháng đầu.
• Kế toán hoặc nhân sự cần làm bảng lương, bảng chấm công, bảng nhập xuất tồn bằng Excel mà chưa vững hàm tra cứu hay Pivot Table.
• Công ty vừa chuyển sang bộ ứng dụng văn phòng mới và muốn người dùng quen nhanh.
• Nhân viên cần chứng chỉ MOS trong thời hạn cụ thể.

Khoá cấp tốc ít hợp khi người học hầu như chưa dùng máy tính: lúc đó nên bắt đầu bằng khoá tin học căn bản (Windows, Internet, email) mà nhiều trung tâm vẫn mở riêng.

Xác định nhu cầu trước khi so sánh khoá học

Ảnh minh hoạ tạo bằng AI

Trước khi xem trung tâm nào, người phụ trách nên trả lời ba câu hỏi. Câu trả lời sẽ loại bớt phần lớn lựa chọn không hợp.

Công ty đang dùng bộ phần mềm nào

Phần lớn chương trình cấp tốc ở Hà Nội dạy Microsoft Word, Excel, PowerPoint; một số nơi có thêm Google Sheets hoặc Google Apps Script. Nếu công ty dùng Microsoft 365 Business, khoá dạy Office là lựa chọn tự nhiên. Nếu nhóm làm việc chủ yếu trên trình duyệt với Google Workspace, nên hỏi trung tâm có dạy Google Trang tính, Tài liệu hay không, vì thao tác và một số hàm khác với Excel cài trên máy.

Cũng nên hỏi trung tâm dạy trên phiên bản nào. Có trang trung tâm ghi nội dung theo Word 2013/2016/2019, trong khi bài thi MOS hiện có phiên bản Microsoft 365 Apps/Office 2019. Giao diện khác phiên bản có thể khiến nhân viên lúng túng khi quay lại máy ở công ty.

Vị trí công việc cần kỹ năng gì

• Hành chính, văn thư: soạn văn bản theo cấu trúc, mục lục, đầu trang chân trang, trộn thư (Mail Merge), bảo vệ văn bản, theo dõi chỉnh sửa (Track Changes) và chú thích (Comment).
• Kế toán, nhân sự: hàm điều kiện (SUMIF, COUNTIF, IF), hàm tra cứu (VLOOKUP, INDEX, MATCH), lọc và sắp xếp dữ liệu, Pivot Table, biểu đồ, bảng lương, chấm công, tồn kho.
• Kinh doanh: PowerPoint để làm bài thuyết trình, báo giá trên Word hoặc Excel.

Đây là các chủ đề xuất hiện trong đề cương các trung tâm công bố. Hãy xin đề cương chi tiết và đánh dấu những mục nhân viên thực sự cần.

Cần chứng nhận gì

Nhiều trung tâm cấp chứng nhận hoàn thành khoá của chính trung tâm. Đây khác với chứng chỉ quốc tế MOS (Microsoft Office Specialist). Nếu doanh nghiệp chỉ cần nhân viên làm được việc, chứng nhận nội bộ thường đủ; nếu cần chứng chỉ để hồ sơ năng lực hay để người học dùng lâu dài, hãy xem mục MOS bên dưới.

Sáu tiêu chí so sánh khoá học tin học văn phòng cấp tốc

Một vài điểm thực tế rút từ các trang trung tâm và bài tổng hợp:

• Sĩ số công bố khác nhau đáng kể: có trung tâm ghi không quá 8 người một lớp, có nơi được một bài tổng hợp mô tả tối đa 15 người. Có nơi dạy kèm một một.
• Một bài tổng hợp trên blog cho biết ở vài trung tâm học viên phải tự mang máy tính. Hãy hỏi trước nếu nhân viên không có laptop riêng.
• Chính sách tài chính mỗi nơi một kiểu. Ví dụ, một trung tâm công bố cho học thử một buổi, hoàn phí nếu thấy không phù hợp sau buổi đầu, và cho bảo lưu trong thời hạn nhất định kèm phí. Các điều kiện này có hạn chót cụ thể, nên đọc kỹ văn bản trước khi đóng phí.
• Học phí: xem bảng giá trên trang của từng trung tâm, vì mỗi nơi tính theo môn, theo gói ghép hoặc theo tháng, và có thể thay đổi.

Lưu ý: phần lớn thông tin về trung tâm hiện có trên mạng là trang tự giới thiệu hoặc bài xếp hạng trên blog. Các mô tả như "uy tín", "tốt nhất" là lời của chính các trang đó, không phải đánh giá độc lập.

Khi nào nên chọn khoá luyện thi MOS

Ảnh minh hoạ tạo bằng AI

Theo trang chính thức của IIG Việt Nam, MOS là bài thi đánh giá kỹ năng tin học văn phòng do Microsoft xây dựng và Certiport (Hoa Kỳ) triển khai, thi trực tuyến, có tiếng Việt. Một số điểm cần biết khi cân nhắc:

• Bài thi tách theo từng môn (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access), mỗi bài làm trong 50 phút.
• Điểm đạt là từ 700/1000 trở lên.
• Có cấp Specialist (kỹ năng cơ bản) và cấp Expert (nâng cao cho Word, Excel, Access); phiên bản 2019 và Microsoft 365 Apps có thêm danh hiệu tổng hợp khi đạt đủ số chứng chỉ yêu cầu.
• Trang IIG ghi chứng chỉ có giá trị 5 năm kể từ ngày cấp, có thể thi lại nếu chưa đạt nhưng phải dùng duy nhất một tài khoản.
• Mã chứng chỉ có thể kiểm tra tính xác thực trên website của Certiport.

Nên chọn luyện thi MOS khi nhân viên đã dùng Office hằng ngày và cần chứng chỉ có thể kiểm chứng. Nếu nhân viên còn yếu thao tác, một số trung tâm có khoá ghép phần thực hành với phần luyện thi cho từng môn, dài hơn khoá luyện thi thuần. Lệ phí thi tách riêng với học phí: xem thông tin trên trang của IIG Việt Nam hoặc hỏi trung tâm có hỗ trợ đăng ký thi không.

Học tại trung tâm, học kèm hay tự học trực tuyến

Nếu nhu cầu chính chỉ là Excel cho công việc và nhân viên có thể tự học theo video, có thể đối chiếu thêm với Khoá Tuyệt đỉnh Excel (Gitiho) — khoá Excel từ cơ bản đến nâng cao cho người đi làm. Trang đó dùng link đối tác: Dùng Gì có thể nhận hoa hồng khi bạn đăng ký hay mua qua đó. Hãy so đề cương với danh sách kỹ năng bạn đã lập ở trên trước khi quyết định.

Các bước chọn khoá học cho nhân viên

1. Liệt kê công việc cụ thể nhân viên phải làm được sau khoá (ví dụ: làm bảng lương có tra cứu mã nhân viên, trộn thư mời khách).
2. Ghi rõ công ty dùng Microsoft 365, Google Workspace hay cả hai, và phiên bản đang cài.
3. Chọn ba đến bốn trung tâm có cơ sở thuận đường hoặc có hình thức trực tuyến, xin đề cương chi tiết từng buổi.
4. Đối chiếu đề cương với danh sách ở bước 1, loại nơi thiếu mục quan trọng.
5. Hỏi sĩ số, máy học, ca học và khả năng học dồn 6 buổi/tuần nếu cần gấp.
6. Đọc kỹ chính sách học thử, hoàn phí, bảo lưu và hạn chót của từng chính sách.
7. Quyết định có cần MOS không; nếu có, hỏi trung tâm dạy theo phiên bản bài thi nào và ai lo đăng ký thi.
8. Sau khoá, giao cho nhân viên một việc thật để kiểm tra, thay vì chỉ dựa vào chứng nhận.

Câu hỏi thường gặp

Khoá học tin học văn phòng cấp tốc mất bao lâu?

Tuỳ trung tâm và số môn. Một trung tâm ở Hà Nội công bố khoảng 10 buổi cho mỗi môn, mỗi buổi khoảng 2 giờ; học 3 buổi/tuần sẽ dài hơn học dồn 6 buổi/tuần. Ghép Word, Excel và PowerPoint thì số buổi tăng tương ứng.

Khoá học tin học văn phòng cấp tốc tại Hà Nội có học buổi tối được không?

Nhiều trung tâm có ca sáng, chiều và tối, phù hợp người đi làm. Hãy hỏi trực tiếp lịch khai giảng và ca còn chỗ, vì lịch thay đổi theo từng đợt.

Có cần thi chứng chỉ MOS không?

Không bắt buộc nếu mục tiêu chỉ là làm được việc trong công ty. MOS hữu ích khi cần chứng chỉ có thể kiểm chứng; theo IIG Việt Nam, mỗi bài thi 50 phút, đạt từ 700/1000 điểm và chứng chỉ có giá trị 5 năm.

Công ty dùng Google Workspace thì có nên học khoá dạy Microsoft Office?

Kiến thức nền về bảng tính và soạn thảo dùng chung được, nhưng giao diện và một số tính năng khác nhau. Nên ưu tiên khoá có phần Google Trang tính hoặc hỏi trung tâm có dạy bổ sung không.

Chứng nhận của trung tâm khác gì chứng chỉ MOS?

Chứng nhận của trung tâm xác nhận học viên đã hoàn thành khoá tại nơi đó. Chứng chỉ MOS do Microsoft cấp sau khi đạt bài thi chuẩn, có mã để tra cứu trên website của Certiport.