Hoá đơn PDF sang bảng kê Excel bằng Claude Code: thử thật, bắt được hoá đơn cộng sai

Cần nhập hoá đơn PDF vào bảng kê Excel và soát xem tổng có khớp không? Claude Code làm được bằng một câu lệnh. Mình thử thật với 3 hoá đơn mẫu, một hoá đơn cố ý ghi sai tổng: khoảng 1 phút, bảng kê xong và Claude chỉ đúng hoá đơn lệch 100.000 đ.

Bài thử: 3 hoá đơn PDF, một cái ghi sai tổng

Mình tạo 3 hoá đơn giá trị gia tăng dạng PDF. Đây là hoá đơn mẫu, dữ liệu giả, có dòng chữ "Hoá đơn mẫu" ở đầu trang. Hai hoá đơn tính đúng. Hoá đơn số 0002210 cố ý ghi tổng cộng 3.420.000 đ, trong khi tiền hàng 3.200.000 đ cộng thuế 10% là 320.000 đ phải ra 3.520.000 đ.

Môi trường: Claude Code 2.1.301 trên terminal, đăng nhập gói Claude Max, chế độ auto mode (một model thứ hai duyệt từng thao tác thay vì hỏi bạn).

Câu lệnh mình gõ:

Đọc 3 hoá đơn PDF trong thư mục hoa-don, làm bảng kê bang-ke.xlsx: số hoá đơn, ngày, đơn vị bán, tiền hàng, thuế GTGT, tổng cộng. Kiểm tra tiền hàng cộng thuế có khớp tổng ghi trên hoá đơn không. Không cần hỏi lại.

Câu cuối "kiểm tra tiền hàng cộng thuế có khớp tổng" là phần quan trọng nhất. Thiếu câu này, Claude chỉ chép số trên hoá đơn vào bảng.

Claude làm gì trong 1 phút

Mình không can thiệp gì. Trên màn hình, Claude lần lượt:

1. Tự nạp skill xlsx (bộ skill tài liệu của Anthropic).
2. Đọc chữ trong 3 file PDF bằng công cụ có sẵn trên máy.
3. Tự chuyển trang hoá đơn 0002210 thành ảnh để xem tận mắt, vì số trên hoá đơn này không khớp.
4. Máy thiếu thư viện Excel cho bản Python nó dùng, nên nó tự tạo một môi trường riêng trong thư mục tạm.
5. Viết file, tính lại toàn bộ công thức. Một lần lỗi ở bước tính lại, nó tự sửa rồi chạy lại: 15 công thức, không lỗi.

Tổng thời gian: 1 phút 2 giây.

Kết luận của Claude

Điểm mình thấy đáng giá: Claude không dừng ở "lệch 100.000". Nó tự kiểm thêm hai thứ mình không dặn: cộng các dòng hàng có ra đúng "Cộng tiền hàng" không, và thuế có tính đúng theo thuế suất trên hoá đơn không (8%, 10%, 10%). Cả hai đều đúng, nên nó kết luận chỉ dòng tổng cộng sai và khuyên liên hệ người bán.

File bảng kê

Ngoài 6 cột mình yêu cầu, file có thêm:

• 3 cột kiểm tra bằng công thức: Tiền hàng + Thuế, Chênh lệch, Kiểm tra (Khớp / KHÔNG KHỚP). Sửa số thì kết quả tự cập nhật.
• Cột tên file PDF nguồn, để lần ngược khi cần.
• Dòng lệch tô đỏ, dòng Cộng đếm số hoá đơn lệch, và ghi chú giải thích ngay dưới bảng.

Mình tự đối chiếu với 3 hoá đơn: tiền hàng 8.340.000 đ, thuế 773.000 đ, tổng ghi trên hoá đơn 9.013.000 đ, đúng như bảng kê.

Cuối phiên, Claude Code còn gợi ý sẵn câu lệnh tiếp theo trong ô nhập:

Lưu ý khi làm với hoá đơn thật

• Mình mới thử PDF có sẵn lớp chữ (hoá đơn điện tử tải về thường là loại này). Hoá đơn scan hoặc ảnh chụp thì chưa thử, kết quả có thể khác.
• Hoá đơn thật là dữ liệu của công ty. Xem quy định nội bộ về việc đưa dữ liệu cho công cụ AI trước khi làm.
• Luôn có câu "kiểm tra tổng" trong câu lệnh. Đây là thứ biến việc chép số thành việc soát số.

Muốn làm theo

1. Cài Claude Code, đăng nhập bằng gói Claude trả phí (gói Free không có Claude Code). Các gói xem trong bài Claude cho sinh viên.
2. Để các file PDF vào một thư mục riêng, mở terminal ở thư mục cha, gõ claude.
3. Gõ câu lệnh kiểu trên: nói rõ các cột cần có và yêu cầu kiểm tổng.
4. Mở file, so dòng Cộng với tổng các hoá đơn trước khi dùng.

Cùng cách làm này, bạn có thể gộp nhiều file Excel lệch cột: xem bài Gộp nhiều file Excel lệch cột bằng Claude Code.

Câu hỏi thường gặp

Claude Code đọc được hoá đơn PDF không?

Được, với hoá đơn PDF có lớp chữ. Trong bài thử, Claude đọc chữ trong 3 file PDF, lấy đúng số hoá đơn, ngày, đơn vị bán, tiền hàng, thuế và tổng cộng. Hoá đơn scan thì mình chưa thử.

Claude có phát hiện hoá đơn cộng sai không?

Có, khi câu lệnh yêu cầu kiểm tổng. Claude chỉ ra hoá đơn 0002210 lệch 100.000 đ, tự xem ảnh trang PDF để chắc không đọc nhầm, và kiểm thêm dòng hàng và thuế suất để kết luận chỉ dòng tổng cộng sai.

Làm bảng kê 3 hoá đơn mất bao lâu?

Khoảng 1 phút 2 giây kể từ lúc gõ câu lệnh, gồm cả bước đọc PDF, tạo file Excel và tính lại 15 công thức.

Bảng kê dùng công thức hay chỉ dán số?

Số đọc từ hoá đơn được nhập vào ô, còn 3 cột kiểm tra và dòng Cộng là công thức, nên sửa một con số thì cột Chênh lệch và Kiểm tra tự cập nhật.